O que é preciso saber sobre o eSocial, EFD Reinf e DCTFWeb
- Djalma Pimentel
- 5 de jun. de 2023
- 12 min de leitura
Atualizado: 1 de mai.
O Decreto nº 8.373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.
Na prática, as empresas terão que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial. Todos esses dados, na verdade, já são registrados, atualmente, em algum meio, como papel e outras plataformas online. No entanto, com a entrada em operação do novo sistema, o caminho será único. Todos esses dados, obrigatoriamente, serão enviados ao Governo Federal, exclusivamente, por meio do eSocial Empresas.
Quais são os sistemas de informação do Governo Federal que serão substituídos pelo eSocial Empresas?
Por meio desse canal, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:
GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
LRE – Livro de Registro de Empregados
CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
CD – Comunicação de Dispensa
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
QHT – Quadro de Horário de Trabalho
MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
Folha de pagamento
GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
GPS – Guia da Previdência Social.
Como acessar o eSocial?
O acesso ao eSocial pode ser feito utilizando-se a conta gov.br, que é um meio de acesso do usuário a serviços públicos digitais. Com um único usuário e senha, o cidadão pode utilizar todos os
serviços públicos digitais que estejam integrados com a conta gov.br. Para mais informações sobre a utilização do gov.br no eSocial, acessar a página (https://www.gov.br/esocial/pt-br/acesso-aosistema/acesso-ao-esocial-por-meio-do-gov.br). Para o acesso à conta gov.br utilizando certificado digital, devem ser observadas as orientações contidas no item 8.2.1.1. do Manual de Orientação do e-social.
Modelo operacional do eSocial:
O declarante gera um arquivo eletrônico, no formato XML, contendo as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação, objetivando garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.
O que é o Protocolo de envio?
Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet para o Ambiente Nacional do eSocial que, após verificar a integridade formal, emite o protocolo de envio e o envia ao declarante. O protocolo de envio é uma informação transitória, indicando que um lote de evento(s) foi transmitido ao Ambiente Nacional do eSocial e que são aplicadas as correspondentes validações.
O protocolo de envio é único para um lote de até 50 eventos.
O que é o Recibo?
Quando um evento é enviado ao eSocial e processado corretamente, por padrão, é necessário que retorne com um número de recibo. Esse número de recibo significa que o evento enviado foi validado no ambiente do eSocial. É importante ressaltar que somente os eventos enviados e processados terão o número de recibo.
Para cada evento recepcionado é gerado um número de recibo de entrega. Por exemplo: foi enviado um lote com 30 eventos de admissão. É gerado um número de protocolo de envio. Se desses 30 eventos, apenas 28 foram validados e recepcionados, são gerados 28 recibos de entrega e duas mensagens de erro.
Inconsistências – diferença entre erro e advertência:
Quando a inconsistência é impeditiva o usuário recebe a descrição da ocorrência com o tipo “1 – Erro” e o evento é recusado, ou seja, o usuário precisa corrigir o defeito apontado para que ele seja posteriormente recepcionado.
Quando o processamento encontra uma inconsistência não impeditiva, o usuário recebe uma mensagem de sucesso mas com uma ou mais ocorrências do tipo “2 – Advertência”.
Como se faz a retificação de evento?
Quando se pretende efetuar a retificação ou exclusão de determinado evento deve ser informado o número do recibo de entrega do evento que se pretende retificar ou excluir. Portanto, o número do recibo de entrega é a referência a ser utilizada em eventuais retificações ou exclusões.
Constituição de crédito e emissão de guias de recolhimento:
As informações constantes do eSocial são recepcionadas pelo Ambiente Nacional, sendo que o declarante utiliza as ferramentas de constituição de crédito tributário e emissão de guias de recolhimento na DCTFWeb para as contribuições previdenciárias e contribuições para terceiros e posteriormente para o imposto de renda referente à remuneração do trabalhador.
Tabelas do eSocial
O eSocial trabalha com 2 tipos de tabelas:
a) Eventos de tabelas ou tabelas do empregador, e
b) Tabelas do eSocial.
Tipos de Eventos e ordem de envio:
Primeiro: Eventos de tabela;
Segundo: Eventos não periódicos;
Terceiro: Eventos periódicos.
Eventos de tabelas – Tabelas do Empregador – Evento S-1000.
Tem por objetivo informar os dados do declarante.
As informações relativas à identificação do declarante (evento S-1000), que fazem parte dos eventos de tabelas, devem ser enviadas previamente à transmissão de todas as demais informações.
É o primeiro grupo de eventos a ser transmitido ao Ambiente Nacional do eSocial. O evento S1000 identifica o declarante, contendo dados básicos de sua classificação fiscal e de sua estrutura administrativa.
Eventos de tabelas – Eventos complementares:
Estes eventos complementam a estrutura da base de dados, sendo responsáveis por uma série de informações que validam os eventos não periódicos e periódicos, e buscam otimização na geração dos arquivos e no armazenamento das informações no Ambiente Nacional do eSocial, por serem utilizadas em mais de um evento do sistema ou por se repetirem em diversas partes do leiaute. Nesse sentido, só precisam ser enviados quando suas informações forem referenciadas em outros eventos.
São eles:
Evento S-1005 – Tabelas de estabelecimento;
Evento S-1010 – Tabelas do empregador;
Evento S-1020 – Lotações tributárias;
Evento S-1070 – Informações de processos administrativos e tributários.
Eventos periódicos:
São aqueles cuja ocorrência tem periodicidade previamente definida, compostos por informações de folha de pagamento, de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias como, por exemplo, os incidentes sobre comercialização de produção rural por pessoas física.
Observações importantes:
a) Ao enviar as informações de remuneração dos trabalhadores/servidores (folha de pagamento), as rubricas da folha devem constar da tabela de rubricas. b) Ao transmitir um arquivo com informações de alteração de dados cadastrais de um determinado empregado, este deve constar do RET como empregado ativo. Para constar no RET, há necessidade de ter sido transmitido previamente o evento de S-2200 (Admissão de Trabalhador). c) Ao enviar a remuneração de determinado empregado na folha de pagamento, esse trabalhador já deve constar do RET. d) O eSocial recepciona e registra os fatos geradores relativos aos eventos periódicos S-1200, S-1202, S-1207, S-1260, S-1270 ou S-1280 utilizando-se do regime de competência. e) Enquanto que o evento periódico S-1210 se submete ao regime de Caixa. f) Folha de pagamento: O evento S-1200, S-1202 ou S-1207 concentra as informações inerentes à folha de pagamento
Folha de pagamento do eSocial:
A folha de pagamento no eSocial é um conjunto de informações que reflete a remuneração de todos os trabalhadores que estiveram a serviço do declarante naquela competência. Entretanto, cada trabalhador é tratado individualmente, de forma que a retificação da remuneração de um trabalhador não afeta os demais.
A folha de pagamento, com eventos por trabalhador, deve ser enviada compondo um movimento com prazo para transmissão e fechamento até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao do período de apuração, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário.
Na folha de pagamento devem ser destacadas as parcelas integrantes e as não integrantes da remuneração, os descontos, bem como os rendimentos isentos e não tributáveis, nos termos das legislações específicas.
O movimento relativo à folha de pagamento presume-se aberto com o envio do primeiro evento S-1200, S-1202 ou S-1207 para aquele período de apuração. O encerramento da transmissão dos eventos periódicos com informações da folha de pagamento daquele movimento é feito pelo evento S-1299.
A transmissão do evento S-1299 ao eSocial, após processadas as devidas validações, conclui a totalização das bases de cálculo contempladas naquela folha de pagamento, possibilita a constituição do crédito e os recolhimentos das respectivas contribuições previdenciárias e FGTS.
Como regra as rubricas de remuneração da folha – regime de competência – devem ser informadas em um só evento, o S-1200, S-1202 ou S-1207. A data de pagamento efetivo ao empregado é informada no evento S-1210.
No mês de dezembro são geradas duas folhas pelo eSocial: dezembro e 13º salário, ambas recepcionadas pela DCTFWeb, sendo que o contribuinte deve transmiti-las de forma independente.
Caso haja ajustes de 13º salário decorrentes do recebimento de remuneração variável (comissões sobre vendas, por exemplo), o complemento deve ser pago até o dia 10 de janeiro e informado na folha mensal da respectiva competência (dezembro ou janeiro), em rubrica específica (natureza de rubrica 5005 –13º salário complementar) previamente cadastrada no evento S-1010 com as incidências de 13º para os campos {codIncCP}, {codIncFGTS} e {codIncIRRF}.
No fechamento dos eventos periódicos, o eSocial verifica se foi informada a remuneração de todos os empregados/servidores relacionados no RET como ativos, com exceção dos trabalhadores que estejam afastados sem remuneração devida, os intermitentes e outros casos previstos na regra REGRA_VALIDA_FECHAMENTO_FOPAG. No caso de ausência de remuneração, é gerada uma advertência para o declarante.
No caso de ausência de remuneração, é gerada uma advertência para o declarante.
Eventos não periódicos São aqueles que não têm uma data pré-fixada para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre o declarante e o trabalhador que influenciam no reconhecimento de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais como, por exemplo, a admissão/ingresso de um empregado/servidor, a alteração de salário, a exposição do trabalhador a agentes nocivos e o desligamento, dentre outros. A segunda fase de envio de eventos ao eSocial trata-se da etapa em que devem ser enviados os eventos não periódicos, ou seja: as admissões, desligamentos, afastamentos, alterações cadastrais e contratuais e, ainda, cadastro de beneficiários, início, término e alteração de benefícios etc.
Licença-maternidade no eSocial
Objetivo: Informar o início do afastamento de licença maternidade, Deve sempre ser seguido do envio ao eSocial do evento S-2230, informando apenas a data de início. Base legal: Decreto nº 3.048 de 06 de Maio de 1999. Art. 93. O salário-maternidade é devido à segurada da previdência social, durante cento e vinte dias, com início vinte e oito dias antes e término noventa e um dias depois do parto, podendo ser prorrogado na forma prevista no § 3o. (Redação dada pelo Decreto nº 4.862, de 2003). § 1º Para a segurada empregada, inclusive a doméstica, observar-se-á, no que couber, as situações e condições previstas na legislação trabalhista relativas à proteção à maternidade.
Procedimentos básicos:
O setor competente do Recursos Humanos informa sobre o início do afastamento.
O setor de gestão do eSocial informa no no eSocial o evento S-2230. Após enviar o evendo S-2230 (afastamento), junto com a remuneração dos servidores, é enviado o valor do auxílio-maternidade com a informação da remuneração dos servidores nos Eventos S-1200 e S-1210. Retorno da funcionária, o setor de Recursos Humanos informa ao gestor do eSocial, que gera o evento S-2230, agora, apenas com a data de retorno.
Acidente de trabalho no eSocial:
Objetivo: Fazer a gestão da Segurança e Saúde do Trabalho. Base Legal: artigo 286 do Decreto nº 3.048/1999. Periodicidade: evento não periódico.
O trabalhador vítima de um acidente de trabalho ou com uma doença ocupacional deverá ser direcionado a uma unidade de saúde para receber o atendimento médico. A empresa terá 24 horas ou até o dia útil seguinte para registrar a CAT pelo evento S 2210 do eSocial.
Conforme artigo 286 do Decreto nº 3.048/99, a empresa pode ter que pagar multa variável entre os limites mínimo e máximo do salário de contribuição por acidente que tenha deixado de comunicar no prazo. Na ocorrência da primeira comunicação feita fora do prazo, a multa será aplicada no grau mínimo. Contudo, será elevado em duas vezes o seu valor a cada reincidência.
Duplo vínculo no eSocial:
Quando um colaborador possui mais de um contrato de trabalho, seja no mesmo empregador ou não, ele possui múltiplos vínculos no eSocial. Nesse contexto, é importante sabermos que o cálculo da contribuição previdenciária deve ser feito considerando a soma da remuneração recebida em todas as fontes, caso contrário, o INSS será calculado incorretamente. Para calcular a contribuição previdenciária, a empresa deve aplicar as regras previstas na Instrução Normativa RFB nº 971/2009 e no Manual de Orientação do eSocial (MOS), este inclusive explica como identificar essa situação e traz diversos exemplos que facilitam o entendimento.
O que é o EFD-Reinf?
A EFD-Reinf é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que deve ser utilizado, em complemento ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) para informar rendimentos pagos e retenções de imposto de renda e contribuições sociais, exceto aquelas relacionadas ao trabalho (informadas pelo eSocial). Também deve ser informada a Contribuição Previdenciária sobre Receita Bruta (CPRB), substituindo, portanto, o módulo da EFF-Contribuições.
O que é DCTFWeb?
A DCTFWeb é uma declaração criada em 218 que se refere ao reconhecimento de débitos de contribuições previdenciárias, ela consolida as informações declaradas pelo eSocial e pela Reinf, permitindo toda a gestão de crédito e débito de valores, onde ao final será emitida da guia de recolhimento (DARF).
Os obrigados pela DCTFWeb são aqueles enquadrados na forma o art. 4º da Instrução Normativa RFB nº 2005.
De forma resumida, pode-se dizer que a DCTFWeb é prevista para:
Pessoas jurídicas em geral de direito privado;
Pessoas jurídicas as equiparadas à empresa;
Consórcios;
Unidades gestoras de orçamento;
Fundos especiais com personalidade jurídicas no modelo de autarquia;
Órgãos de fiscalização de exercício profissional.
A DCTFWeb é acessada pelo Portal eCAC através de certificado digital da pessoa física ou jurídica, do responsável legal ou do outorgado mediante procuração.
Para saber se é a situação da sua empresa e consultar mais informações sobre o enquadramento, é importante acessar a norma e conferir suas previsões.
A DCTFWeb é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos, criada para substituir o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).
A DCTFWeb contempla informações sobre contribuições previdenciárias e contribuições com terceiros.
Instituída pela Instrução Normativa nº 1.787/2018, já revogada e substituída pela IN RFB nº 2005/2021, a DCTFWeb substituiu a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social), o SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social).
De acordo com o Manual de Orientação da DCTFWeb, atualizado em 7/3/223, e publicado pela Receita Federal do Brasil, a “DCTFWeb é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos. Trata-se da obrigação tributária acessória por meio da qual o contribuinte confessa débitos de contribuições previdenciárias e de contribuições destinadas a terceiros. DCTFWeb é também o nome dado ao sistema utilizado para editar a declaração, transmiti-la e gerar o documento de arrecadação.”.
Ou seja, a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos – DCTFWeb, e à confissão de tributos federais devidos e créditos para cada tributo, informados à Receita Federal do Brasil.
Observa-se que a informação prestada na DCTFWeb tem caráter declaratório, constituindo confissão de dívida. Segundo o órgão fiscalizador, é instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos. Em caso de não liquidação dos débitos declarados, os saldos poderão ser encaminhados à Procuradoria da Fazenda Nacional para inscrição em Dívida Ativa da União e cobrança judicial, nos termos da legislação em vigor.
Esclarece o citado Manual, ainda, que na DCTFWeb devem ser declaradas as contribuições previdenciárias incidentes sobre a folha de pagamento e dos trabalhadores, conforme disposto nas alíneas “a” e “c”, respectivamente, do parágrafo único do art. 11 da Lei 8.212/1991.
Outra mudança importante é quanto ao documento de arrecadação. A partir da obrigatoriedade da DCTFWeb, as contribuições ao INSS não devem ser recolhidas em GPS (Guia da Previdência Social). O recolhimento deve ser feito, exclusivamente, por meio de DARF numerado.
Tributos a declarar na DCTFWeb:
a) Contribuições previdenciárias a cargo das empresas (incidentes sobre a folha de pagamento) e dos trabalhadores, conforme disposto nas alíneas “a” e “c”, respectivamente, do parágrafo único do art. 11 da Lei 8.212/91;
b) Contribuições previdenciárias instituídas sobre a receita bruta a título de substituição às contribuições incidentes sobre a folha de pagamento, tais como a Contribuição Patronal Sobre a Receita Bruta (CPRB), prevista na Lei 12.546/2011, e as contribuições devidas pelo produtor rural pessoa jurídica, pela agroindústria e pela associação desportiva que mantém clube de futebol;
c) Contribuições destinadas a outras entidades e fundos (terceiros), de que tratam os arts. 149 e 240 da Constituição Federal/88.
Portanto, salvo melhor esclarecimento das unidades envolvidas, entende-se que os procedimentos de recolhimento de INSS patronal, bem como as contribuições de servidores e trabalhadores autônomos, embora estejam agora submetidos a novos métodos de geração e a novos meios de envio das informações, precisam serem instruídos todos no processo que informa a geração da DCTFWeb, visando a continuidade do excelente controle que havia no processo da GFIP, no qual eram acostadas todas as informações previdenciárias, critério que favorecia por demais o controle interno das unidades envolvidas, bem como a prestação de informações aos órgãos de apoio à Governança do Tribunal de Justiça e aos órgãos externos de fiscalização.
Diante disso, sugere-se recomendar que as unidades envolvidas estabeleçam,conjuntamente, uma metodologia de controle interno da situação previdenciária do Tribunal de Justiça de modo que o processo aberto para essa finalidade contenha todos os documentos e informações necessárias a comprovação da conformidade dos procedimentos praticados pela Administração com as regras e regulamentos estabelecidos pelo Governo Federal no tocante as informações previdenciárias.
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